Conservazione a norma (Aruba)
La conservazione digitale porta fatture e documenti in un archivio a norma gestito dal conservatore scelto dal laboratorio. Il gestionale archivia il file e dialoga con il servizio del conservatore usando la chiave del laboratorio. Serve quando gli obblighi di conservazione non possono essere assolti con un semplice backup.
OpzionaleCosa fa
Conservazione digitale dei documenti.
Categoria: sanità digitale italiana — Adempimenti e interoperabilità con l’ecosistema sanitario nazionale e regionale.
Cosa serve
- Contratto di conservazione digitale intestato al laboratorio
- Manuale di conservazione e politiche di versamento definiti con il conservatore
Come funziona
Dalla schermata di archiviazione si selezionano i documenti da conservare.
Il file viene copiato nell’archivio documentale del gestionale e ne viene calcolata l’impronta.
Al servizio del conservatore vengono trasmessi gli estremi del documento e l’impronta calcolata. La chiamata passa da un proxy server che controlla ruolo e permessi, verifica che l’indirizzo sia quello configurato e aggiunge la chiave del laboratorio.
Il riferimento restituito dal servizio resta collegato al documento nel gestionale.
Quando serve
Per la conservazione a norma delle fatture elettroniche e dei documenti con valore probatorio.
Quando serve poter esibire il documento conservato a distanza di anni, con i riferimenti del versamento.
Limiti
Il conservatore è un soggetto terzo con cui il laboratorio stipula un contratto: il gestionale è il canale di dialogo, non il conservatore.
Finché l’indirizzo del servizio non è configurato la schermata lavora in modalità dimostrativa e non versa nulla. Prima dell’uso reale verifica sul portale del conservatore che i documenti risultino effettivamente presi in carico.
Senza chiave configurata il proxy risponde con un errore e nessuna chiamata raggiunge il conservatore.
Pacchetto di versamento, marca temporale e manuale di conservazione restano responsabilità del laboratorio e del conservatore, secondo il contratto sottoscritto.
Come si attiva
Se ne occupa chi installa LabBox: il vostro tecnico informatico oppure noi.
Per il tecnico
- `NEXT_PUBLIC_ARUBA_CONSERVAZIONE_URL` (o `ARUBA_CONSERVAZIONE_URL`) — indirizzo base del servizio
- `ARUBA_API_KEY` — chiave del laboratorio, letta solo lato server
- Stipula il contratto di conservazione a nome del laboratorio e fatti rilasciare le credenziali.
- Imposta l’indirizzo base del servizio e `ARUBA_API_KEY` come variabile solo server.
- Rifai il deploy e verifica che la schermata di archiviazione non segnali più la configurazione mancante.
- Versa un documento di prova e controllane la presenza sul portale del conservatore, non solo nel gestionale.
- Concorda con il conservatore il pacchetto di versamento e la periodicità.
Domande frequenti
La conservazione è inclusa nel software?
No. Il servizio è del conservatore, con contratto del laboratorio. Il gestionale archivia il documento e dialoga con il servizio.
Se non la configuro cosa succede?
I documenti restano nell’archivio del gestionale e nel backup, ma non sono in conservazione a norma. La schermata resta in modalità dimostrativa.
I dati escono dal mio server?
Verso il conservatore vengono trasmessi gli estremi del documento e la sua impronta. Il trasferimento del file va concordato con il conservatore in fase di attivazione.
Moduli che la usano
Conservazione a norma (Aruba) lavora insieme a questi moduli di LabBox.
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